質問されると黙り込む原因と対処法4選

仕事の悩み解決
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質問されるとすぐに答えられず黙り込んでしまう…

理系の方は学生・院生時代に学会等で研究を発表する機会があるので、一定レベルの質疑応答スキルを備えていると会社から見られます。

しかしながら、質問されるとフリーズしてしまう方も一定数いて、このまま年齢を重ねると苦しくなってくるだろうな、と思う事があります。

そこで、こちらの記事では…

  • 会議や報告会などで質問されると黙ってしまって困っている方に向けて
    • その原因と対処法をご紹介します

上記の内容を解説します。

本記事の総論としては…

自分の心情・レベルを相手に知ってもらう

余計な肩の荷は、早いうちに下ろしてしまった方が良いです。

質問されると黙ってしまう原因

  • そもそも相手の質問自体が分からない
  • 質問の意図が分からない
  • 考えながら仕事をしていない
  • 質問された分野の事を知らない

質問されて黙ってしまう人の中にも、様々な状況やタイプが存在します。

そもそも相手の質問自体が分からない

質疑応答は「送り手」と「受け手」のコミュニケーションですよね。

前職の社長から強く言われたのは…

「伝える事を甘く見てはいけない。送り手が物事の全体の7割程度でしか伝えてなく、受け手がその7割しか理解できなかったとしたら、半分も伝わってない事になる。」

前職社長から言われた言葉

黙ってしまう人の理解が足りないのではなく、送り手の質問自体が悪い事も往々にしてあります。

そのため、深く考えすぎるのも双方にとって、時間のムダになってしまいます。

例外としてたまに…

敢えて分かりづらくすることで、相手のレベルを確かめている。

といった訳の分からない事を言う方もいますが、これはコミュニケーションしようとしていません

もしこのタイプに当たってしまったら、余計に深く考える事をやめた方が良いです。

上司や先輩目線で「この子とはコミュニケーションが取りづらいな…」と感じる方は、こちらの記事をご覧ください。

質問の意図が分からない

質問自体は分かるものの、それによって相手の知りたい事や背景、状況に合わせた伝え方が分からないというタイプです。

こういう方は、相手のニーズに最適な回答をしようと考えを巡らせるのですが…

れおねる

この質問をしてくる真意は何だろう?

こう答えた方が良いかな?

れおねる

いや待てよ。今の状況はこうだから…うーん…

など思考の範囲を広げ過ぎてしまい、結局何を言えば良いのか分からなくなってしまいます。

相手の事を第一に考えられる思慮深いタイプなのですが、それが間違ったことを言ってはいけないと無意識に働き、動けなくなってしまう事があります。

考えながら仕事をしていない

有名なイソップ寓話で「3人のレンガ職人」という話があります。

ある旅人が道を歩いていると、レンガ積みをしている3人の職人に出会いました。

旅人が彼らに「ここで何をしているのですか?」と尋ねると、一人目は…

見りゃ分かるだろ?

レンガ積みに決まってるじゃん。

二人目は…

大きな壁を作っているんです。

この仕事で家族を養っていけるので、感謝してます。

三人目は…

歴史に残る大聖堂を作っているんだ!

イソップ寓話で言えば一人目もしくは二人目に該当し、別の言葉で言い換えれば「指示待ち人間」や「全体思考ができない人」というタイプです。

与えられた仕事に対して、今自分が求められている役割が何かを考える事が出来ず、言われたことをただやっていれば良いと考えています。

そのため、なぜ?どうやって?といった5W1Hのオープン・クエッションに答える事が出来ません。

質問された分野の事を知らない

始めに挙げた相手の質問自体が分からない事と多少被るかもしれませんが、その仕事に携わっていれば知っておかなければならない専門用語を単に知らず、質問者との議論ができないタイプです。

言葉の意味が分からない…

どうしよう…

心の中で混乱していて、フリーズしてしまいます。

黙ってしまう人が取るべき対処法4選

  • 質問自体が分からない事を伝える
  • 質問の意図を逆質問して確認する
  • 普段の仕事から意味付けをする
  • 自分がやっている仕事の事をよく勉強する

4つの原因に対して、それぞれ対処法があります。

いずれも特別な事では無くごく当たり前の内容ですが、そのベースは冒頭で申し上げた…

自分の心情・レベルを相手に知ってもらう

事です。

殻を被らず、今の自分を素直に受け入れる。そして、少しずつ前に進んでみましょう。

質問自体が分からない事を伝える

質問自体が分からなければ、シンプルに分からない事を伝えてしまいましょう。

送り手と受け手のコミュニケーションなので、どちらか一方が悪いという事は決してありません。

送り手が受け手のレベルを考えないまま質問しているという事もあります。

また、意味は同じであるものの会社によって用語の呼び方が異なり、転職をした時に相手の言っている事が分からないという事も多々あります。

自分の理解力が足りないせいだ…

と全て自分の責任と思わなくて良いです。分からないものは分からないんですから。

最終的に理解できれば良いんです。

また、失敗の原因がどこにあるか知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

質問の意図を逆質問して確認する

質問の意味は何となく分かるものの、相手の意図が分かりづらかったり、質問に対する自分の理解が合っているか、確認したいときってありますよね?

そういうときは、

今のご質問は、~~という理解なのですが、合っていますでしょうか?

と逆質問して、質問の理解を深める事&相手の意図を掴む事が目的です。

ここで大事なのは、この逆質問が相手の意図に必ずしも沿ってなくて良いのです

コミュニケーションですから、理解が間違っていれば質問者が相手のレベルに合わせて丁寧に質問し直してくれますし、理解が合っていれば質問者に「この人は分かってくれている」と安心させる事ができます。

あくまで、質問者が正解を欲しているのではなく、質問を介して自分とコミュニケーションを取りたい、そういうスタンスである事を意識できれば良いです。

普段の仕事から意味付けをする

もし…

れおねる

「マニュアル人間」や「指示待ち人間」になりたくない…

と考えている場合は、仕事の意味付けをしてみましょう。

自分の仕事の役割やそれが全体に与える影響を想定しておくことで、やらされ仕事ではなく工夫を生むことに繋がります。

さらに引き出しも増え、いざ聞かれたときに咄嗟に回答できるようになります。

イソップ寓話の三人目を目指しましょう。

自分がやっている仕事の事をよく勉強する

自分が担当している分野の事を質問されて答えられないようであれば、サラリーマンとはいえプロとして失格です。

ですが、今分からなくてもほったらかしにせず、良く勉強して理解を深めておけば一時の恥で済みます。

ここで勉強するというのは、業務時間中だけではないです。

もちろん、仕事後や休日の過ごし方は人それぞれ好きにすれば良いと思います。

しかし、陰ながら勉強している人とそうでない人では、確実に差が広がっていきます。

今の行動の選択が、将来に大きく関わってくる事は間違いないです。

それでも上手くいかない場合は、自分の強みと仕事が合ってない事が往々にしてあります。

自分はどんな強みがあるのか、それを活かすのにはどうすればよいのか知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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私も20代で転職した経験がありますが、面接対策や書類添削などのサポートは無かったため、その点で苦労をしました。

今は転職する人にとって追い風となっておりますので、このようなサービスは積極的に活用しましょう。

まとめ

今回は、「会議や報告会で質問されると黙ってしまう原因と対処法」をテーマに紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

  • そもそも相手の質問自体が分からない
    ☞ 質問自体が分からない事を伝えよう
  • 質問の意図が分からない
    ☞ 質問の意図を逆質問して確認しよう
  • 考えながら仕事をしていない
    ☞ 普段の仕事から意味付けしてみよう
  • 質問された分野の事を知らない
    ☞ 自分がやっている仕事の事をよく勉強しよう
れおねる

最後までご覧いただき、ありがとうございました!

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